Document Management System за ефикасне административне процедуре у Заводу за запошљавање Републике Српске

Потписивањем Меморандума о увођењу система за управљање документима (Document Management System) директор Завода за запошљавање Републике Српске Милко Чолаковић и руководиоц Пројекта запошљавања младих Ранко Маркуш, су озваничили наставак развоја система за управљање учинцима у овој институцији. Меморандумом је договорено да се друга фаза увођења система управљања учинцима имплементира уз подршку Владе Швајцарске, у потпуности је финансирано кроз Амбасаду Швајцарске, док је обавеза Завода за запошљавање обезбјеђивање техничких предуслова за имплементацију система, те његова примјена по увођењу, укључујући редовну израдау извјештаја о учинцима.

Кључни разлози због којих се кренуло у овај процес јесте повећање ефикасности административних процеса, али и превенција ризика од уништења важних докумената, што је посебно дошло до изражаја за вријеме мајских поплава када је значајан дио архиве институција у регији Добој уништен. Занемарујући све друге користи од увођења система за управљање документима, на састанку је речено да ће се само на уштедама поштанских трошкова у једној години ова инвестиција у потпуности повратити.

Након проведене међународне тендерске процедуре и анализе понуђених техничких рјешења, ангажовани стручњаци су предложили да се примјени прјешење Office Point за управљање записима и документима, намијењено тијелима државне управе као и јединицама локалне и регионалне самоуправе. На овај начин се омогућава стандардизација пословних процеса везаних уз животни вијек свих докумената који су запримљени или су настали у организацији. На савремен и интуитиван начин осигурава ефикасно канцеларијско пословање без потребе за физичким колањем папира чиме се повећава организираност и продуктивност у свакодневном пословању.

С циљем убрзавања процеса и повећања квалитете сви учесници канцеларијског пословања ће да правовремено добијају све потребне информације, документе те алате потребне за ефикасно рјешавање пословних проблема. На сваком документу омогућен је заједнички рад више службеника с било које локације, што је посебно значајно имајући у виду да Завод за запошљавање има бирое у готово свим општинама Републике Српске. Сваком службенику доступан је преглед оног предмета и документа за који је задужен, а извршним директорима преглед свих предмета који су у њиховој надлежности.

Максимално скраћује вријеме потребно за обраду и дистрибуцију – осигурава да ни један документ који је запримљен у организацију или је настао у организацији не буде изгубљен, необрађен или неискористив у било којем пословном процесу. Аутоматски се воде све законом прописане књиге о канцеларијском пословању, а у било којем тренутку могуће је извршити анализу те испис извјештаја о генералном пословању организације. Доступни су извјештаји о стању свих предмета, роковима за рјешавање, преглед задужења по службеницима као и организацијским јединицама.

Овај систем има и функције архиве, осигурава поштивање законских регулатива о чувању докумената те њиховом правовременом рјешавању. Office Point је јавни портал намијењен тијелима јавне управе и омогућава транспарентно пословање на којем сваки субјект може имати увид у све своје отворене предмете и њихово стање. У реалном времену незапосленим лицима и пословним субјектима могу бити доступна рјешења по управним поступцима, увид у запримљене жалбе, информације о отпреми аката као и потврди примитка акта од стране осталих укључених субјеката.

Партнерска сарадња Пројекта запошљавања младих, Владе Швајцарске и Завода за запошљавање Републике Српске се наставља, а у наредном периоду ће се озваничити кориштење система управљања учинцима као кључног менаџерског алата, те ће се направити стратегија примјене пракси Огледног бироа и нове систематизације у свим бироима широм Републике Српске.